Para elegir un software de control horario en 2026, prioriza siete criterios objetivos: validez legal (registro diario del art. 34.9 ET), integridad con sello de tiempo inalterable, facilidad para el empleado, sin biometría, export para la Inspección de Trabajo, conservación durante 4 años y un precio y soporte razonables. Si un programa falla en validez o integridad, lo demás no compensa.
Buscar el mejor programa de control horario sin un criterio claro lleva a comparar funciones llamativas en vez de lo que de verdad importa: que el registro sea legal, fiable y demostrable ante la Inspección de Trabajo. Esta guía de compra objetiva te da los 7 criterios para decidir con cabeza, sin nombrar ni criticar marcas concretas. Aplícalos a cualquier herramienta que estés valorando.
Por qué necesitas criterios y no una lista de marcas
Desde el RD-ley 8/2019, que añadió el apartado 9 al art. 34 del Estatuto de los Trabajadores, todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena deben registrar la jornada a diario. La elección de software deja de ser una cuestión de comodidad: es una decisión de cumplimiento. Un programa puede tener una interfaz preciosa y, aun así, dejarte expuesto si no acredita la integridad del registro o si complica la entrega a la Inspección. Por eso conviene partir de criterios y no de un ranking de nombres.
Los 7 criterios para elegir (qué mirar y por qué importa)
Usa esta tabla como checklist al comparar opciones. Para cada criterio, comprueba que la herramienta lo cumple de forma demostrable, no solo que lo promete en su web:
| Criterio (qué mirar) | Por qué importa |
|---|---|
| 1. Validez legal y registro diario | Debe registrar el horario concreto de inicio y fin de cada persona, cada día (art. 34.9 ET). Sin esto, el resto no sirve. |
| 2. Integridad y sello de tiempo | Cada fichaje debe quedar sellado e inalterable. Un registro que se puede editar a posteriori pierde valor probatorio ante la Inspección. |
| 3. Facilidad para el empleado | Si fichar cuesta, la gente se olvida y el registro queda incompleto. Cuanta menos fricción (sin apps, sin contraseñas), más fiable es el dato. |
| 4. Sin biometría | La huella o la cara son datos biométricos (categoría especial, art. 9 RGPD). Evitarlos reduce tu riesgo de protección de datos sin perder validez. |
| 5. Export para la Inspección | Debes poder entregar los registros íntegros (PDF/CSV) cuando se requieran, sin montar un proyecto cada vez. |
| 6. Conservación 4 años | La ley obliga a guardar los registros cuatro años y mantenerlos accesibles. El sistema debe almacenarlos de forma centralizada y recuperable. |
| 7. Precio y soporte | El coste debe encajar con tu plantilla sin obligarte a renunciar a lo anterior. Valora también si hay soporte real cuando lo necesites. |
Validez legal e integridad: los dos innegociables
Los criterios 1 y 2 son la base. La validez legal significa que la herramienta registra el horario de inicio y fin de jornada de cada empleado, día a día, cumpliendo el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La integridad significa que ese registro no se puede manipular después: la Inspección no solo mira el dato final, sino que valora poder confiar en que no se ha alterado para «cuadrar» la jornada.
Aquí es donde un Excel o un cuaderno se quedan cortos: son triviales de rellenar a posteriori y no acreditan cuándo se escribió cada anotación. Un sistema que encadena cada fichaje con un hash criptográfico (cada registro sellado y ligado al anterior) ofrece una prueba mucho más robusta, tanto ante la Inspección como en un conflicto laboral. Para entender qué exige exactamente la norma, repasa la guía del registro de jornada obligatorio (RD-ley 8/2019).
Lo que la ley exige a cualquier software (resumen)
- Registro: diario e individual, horario concreto de inicio y fin (art. 34.9 ET).
- Norma de origen: RD-ley 8/2019 (BOE-A-2019-3481), en vigor desde el 12 de mayo de 2019.
- Conservación: 4 años, a disposición de plantilla, representantes e Inspección.
- Biometría: no obligatoria; datos biométricos = categoría especial (art. 9 RGPD).
- No registrar: infracción grave, 751 €–7.500 € (art. 7.5 LISOS), graduada por la Inspección.
Sin biometría: por qué la huella no es la mejor idea
Muchos sistemas de fichaje se venden con huella dactilar o reconocimiento facial. Conviene saber que esos datos son biométricos y el RGPD los considera categoría especial (art. 9), con una protección reforzada. La AEPD ha advertido de que su uso para el control horario es controvertido y exige una base jurídica sólida, evaluaciones de impacto y garantías adicionales.
Traducido a la práctica: la biometría te añade obligaciones y riesgo de protección de datos sin ser necesaria para cumplir la ley del registro de jornada. Por eso, en igualdad de condiciones, un sistema que no usa biometría —ni geolocalización obligatoria— es una elección más segura. Fichar por WhatsApp es un ejemplo: el empleado escribe «entro» o «salgo» y el registro queda sellado, sin tratar datos especiales.
Facilidad, export y conservación: que funcione el día a día
Un registro solo es fiable si la plantilla lo usa de verdad. Si fichar exige instalar una app, recordar una contraseña o pasar por un terminal físico, aumentan los olvidos y los huecos. Cuanta menos fricción, más completo y veraz será el dato. Valora herramientas en las que fichar sea tan simple como mandar un mensaje.
En cuanto al criterio 5, comprueba que puedes exportar los registros en un formato entregable (PDF/CSV) de forma inmediata: ese es el momento en el que de verdad importa, cuando llega un requerimiento. Y respecto al criterio 6, el plazo de cuatro años obliga a que el sistema almacene todo de forma centralizada y recuperable por periodos; con hojas dispersas, reconstruir un día de hace tres años es un problema. Si tu equipo es pequeño, te interesa la guía de control horario para pymes: cumplir barato y sin líos.
Cómo encaja TRESAAA con estos 7 criterios
TRESAAA Fichaje está diseñado precisamente alrededor de estos criterios. El empleado ficha por WhatsApp («entro» / «salgo»), sin instalar apps ni recordar contraseñas (criterio 3), y cada fichaje queda sellado e inalterable mediante una cadena de hash (criterios 1 y 2). No usa biometría ni exige geolocalización (criterio 4), conserva los registros y permite exportarlos en PDF/CSV para la Inspección en un clic (criterios 5 y 6).
- Gratis hasta 2 empleados, sin tarjeta.
- Desde 14,90 €/mes para equipos mayores (criterio 7).
- Producto en BETA con oferta fundadora para los primeros equipos.
Antes de decidir, repasa los criterios con cada opción que valores y exige pruebas, no promesas. Puedes conocer TRESAAA Fichaje en la página principal o empezar gratis ahora mismo y comprobar tú mismo cómo se cumplen los siete criterios.
Preguntas frecuentes sobre cómo elegir software de fichaje
¿Cuál es el mejor programa de control horario para mi empresa?
No hay un único «mejor»: depende de tu plantilla y tu forma de trabajar. El acierto está en exigir siempre los mismos criterios objetivos: que cumpla el registro diario del art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que selle cada fichaje de forma inalterable, que el empleado fiche sin fricción, que conserve los registros cuatro años y que permita exportarlos para la Inspección. Si un programa falla en validez legal o integridad, las demás funciones no importan.
¿Qué debe cumplir un software de fichaje para ser legal en España?
Debe permitir el registro diario e individual del horario concreto de inicio y fin de jornada de cada persona trabajadora, conforme al art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (introducido por el RD-ley 8/2019). Además, tiene que conservar esos registros cuatro años y mantenerlos a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo. La norma no impone una tecnología concreta, pero sí que el registro sea fiable y veraz.
¿Necesito un sistema con huella o reconocimiento facial para fichar?
No. La huella y el reconocimiento facial usan datos biométricos, que el RGPD trata como categoría especial (art. 9) y la AEPD considera de uso controvertido para control horario, exigiendo una base jurídica reforzada. La ley no obliga a usar biometría: puedes cumplir igual con sistemas que no la usan, como fichar por WhatsApp. Evitar la biometría reduce tu riesgo de protección de datos sin perder validez del registro.
¿Vale un Excel o tengo que comprar un programa?
La norma admite soportes en papel o digitales, así que un Excel no es ilegal por sí mismo. El problema es la prueba: una hoja de cálculo se rellena a posteriori con facilidad, no acredita cuándo se anotó cada dato y es difícil demostrar su integridad ante la Inspección. Un software que selle cada fichaje con marca de tiempo e inalterabilidad (por ejemplo, una cadena de hash) ofrece una prueba mucho más sólida.
¿Cuánto cuesta un buen software de control horario?
Hay opciones gratuitas y de pago. Lo importante es que el precio no te haga renunciar a la validez legal ni a la integridad del registro. TRESAAA Fichaje, por ejemplo, es gratis hasta 2 empleados sin tarjeta y desde 14,90 €/mes para equipos mayores, con fichaje por WhatsApp, sello inalterable por hash y export PDF/CSV para la Inspección. Compara siempre prestaciones por empleado, no solo la cuota.